Privacyverklaring EtenopSchool

Pico BJM Holding B.V., handelend onder de naam EtenopSchool.nl, is gevestigd te Amsterdam en kantoorhoudende aan Daniël Stalpertstraat 8, 1072 XE Amsterdam. De onderneming is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94964408.

Voor vragen of verzoeken over privacy kun je contact opnemen via privacy@etenopschool.nl.

Voor gegevens die wij zelf nodig hebben voor onze bedrijfsvoering, overeenkomsten, accounts en communicatie zijn wij in beginsel verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer wij persoonsgegevens namens een school verwerken, wordt de precieze rolverdeling waar nodig vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. De maaltijdadministratie is ingericht op geaggregeerde aantallen en niet op individuele leerlingprofielen.

Contactpersonen en medewerkers van scholen, leveranciers, leveranciers en andere zakelijke relaties.

Bezoekers van etenopschool.nl en personen die een contact- of aanvraagformulier invullen.

Gebruikers van het schoolportaal, leverancierportaal en beheerportaal.

Leerlingen of ouders/verzorgers alleen wanneer zij zelf contact opnemen of voorkomen in een incidentele klacht of veiligheidsmelding; niet als individueel maaltijd- of allergieprofiel.

Sollicitanten en andere personen die rechtstreeks contact met ons opnemen.

Zakelijke contacten en portaalgebruikers: naam, functie, organisatie, zakelijk adres en contactgegevens; accountgegevens, gebruikersrol en inlog- en beveiligingsgegevens; bestellingen, leverlocaties, aantallen, planning, factuur- en betaalgegevens; correspondentie, klachten, incidentmeldingen en gemaakte afspraken; technische gegevens zoals IP-adres, apparaat-, browser-, log- en sessiegegevens.

Bestellingen en leerlinggegevens: bestellingen worden verwerkt op school-, locatie-, groep- en aantalsniveau. Wij registreren voor de maaltijdvoorziening geen namen, leerlingnummers, allergieën, intoleranties, dieetwensen, geloofsovertuigingen of andere gezondheidsgegevens per leerling. Scholen en gebruikers mogen deze gegevens niet invoeren in het portal, vrije tekstvelden, e-mail of andere bestelkanalen.

Ontvangen wij zulke gegevens toch onbedoeld, dan gebruiken wij ze niet voor individuele maaltijdaanpassing en verwijderen of schermen wij ze zo spoedig mogelijk af, behoudens een wettelijke noodzaak rond een concreet incident. Een algemene receptuurkeuze waarbij voor het hele menu rekening wordt gehouden met een veelvoorkomend allergeen is productbeleid en geen verwerking van een individueel allergieprofiel.

Overeenkomst: het behandelen van aanvragen, beheren van accounts, verwerken en leveren van bestellingen, factureren en ondersteunen van gebruikers.

Wettelijke verplichting: het voeren van een administratie, naleven van fiscale bewaarplichten en behandelen van bevoegde verzoeken van toezichthouders.

Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie, kwaliteitsverbetering, zakelijke relatiebeheer en het onderbouwen of afweren van juridische aanspraken, voor zover de belangen en rechten van betrokkenen niet zwaarder wegen.

Toestemming: wanneer de wet toestemming vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of vrijwillige marketingcommunicatie. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.

Opdracht van een school: wanneer wij als verwerker gebruikers-, contact- of andere noodzakelijke persoonsgegevens verwerken, baseren wij ons op de schriftelijke instructies en grondslag van de school.

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van betrokkenen, van de school of leverancier waarvoor zij werken, via onze website en portalen, uit correspondentie en uit systemen die worden gebruikt voor bestellingen, betalingen, administratie en beveiliging. De school verstrekt geen individuele leerling-, dieet-, allergie- of gezondheidsgegevens voor de reguliere maaltijdvoorziening.

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit nodig is voor het genoemde doel, wanneer de wet dit verplicht of wanneer daarvoor toestemming bestaat. Ontvangers kunnen zijn: de betrokken school en de voor die school ingeschakelde leverancier of logistieke dienstverlener; leveranciers van hosting, software, e-mail, administratie, beveiliging en technische ondersteuning; boekhouders, accountants, juridisch adviseurs en verzekeraars; banken, betaaldienstverleners, overheidsinstanties en toezichthouders wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Leveranciers ontvangen voor bereiding en levering alleen geaggregeerde aantallen, aflevergegevens en noodzakelijke zakelijke contactgegevens, en geen individuele leerling-, dieet-, allergie- of gezondheidsgegevens. Wij sluiten waar nodig verwerkersovereenkomsten en maken afspraken over geheimhouding, beveiliging, bewaartermijnen en het melden van incidenten. Wij verkopen geen persoonsgegevens.

Wij kiezen waar mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en nemen wij waar nodig aanvullende maatregelen. Nadere informatie kan via privacy@etenopschool.nl worden opgevraagd.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Als uitgangspunt hanteren wij:

Offertes en aanvragen zonder overeenkomst: maximaal 2 jaar na het laatste contact.

Contract-, bestel-, factuur- en betaalgegevens: gedurende de overeenkomst en daarna in beginsel 7 jaar voor de fiscale administratie.

Accountgegevens: gedurende het actieve account en maximaal 3 maanden na beëindiging, tenzij langere bewaring noodzakelijk is.

Log- en beveiligingsgegevens: in beginsel maximaal 12 maanden.

Klachten en incidentdossiers: maximaal 5 jaar na afhandeling, of langer zolang een juridische aanspraak kan bestaan.

Onbedoeld ontvangen individuele leerling-, dieet-, allergie- of gezondheidsgegevens: zo spoedig mogelijk verwijderd of afgeschermd, tenzij bewaring noodzakelijk is voor een concreet incident of een wettelijke verplichting.

Een wettelijke plicht, lopend geschil, veiligheidsincident of schriftelijke afspraak met de school kan een andere termijn noodzakelijk maken.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking op basis van rollen, beveiligde verbindingen, logging, beheer van gebruikersrechten, back-ups en afspraken met leveranciers. Gebruikers moeten inloggegevens geheimhouden en vermoedens van misbruik of een datalek direct melden via privacy@etenopschool.nl.

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanmerkelijke gevolgen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking. Statistieken en overzichten kunnen worden gebruikt voor planning en verbetering, maar niet voor zulke volledig geautomatiseerde besluiten.

Afhankelijk van de situatie heeft een betrokkene recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming. Een verzoek kan worden gestuurd naar privacy@etenopschool.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om de identiteit te controleren en reageren in beginsel binnen één maand.

Gaat het verzoek over leerlinggegevens die wij namens een school verwerken, dan kan het verzoek worden doorgestuurd naar de betreffende school of moet het rechtstreeks bij die school worden ingediend.

Wie niet tevreden is over onze behandeling van persoonsgegevens, kan eerst contact met ons opnemen. Daarnaast kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Onze website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. In de afzonderlijke cookieverklaring staat welke technieken worden gebruikt, voor welk doel, door wie en hoe lang. Waar toestemming vereist is, plaatsen wij deze technieken pas nadat de bezoeker toestemming heeft gegeven.

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wetgeving verandert. De meest recente versie wordt gepubliceerd op etenopschool.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij betrokken gebruikers op passende wijze.